ビジネスマナーでメールの危うさを改めて認識させる

公開日: : 6.価値観・世界観について


対面はもとより、電話やメール、今ではLINEなどのソーシャルメディアに至るまで、誰かとコミュニケーションを取ることのできる方法というのは非常に多岐に渡っています。ビジネスの現場においても、ソーシャルメディアにはまだまだ賛否両論があるものの、メールくらいは当然のコミュニケーションツールになっていることは周知の事実です。ですが、メールでのコミュニケーションは、ことビジネスにおいて、非常に注意深く使用する必要があると感じます。

4589b40b9674046e4f434d827cb5dfb4_s

ビジネスにおいてメールでの注意深く使用しなくてはならない理由というのは、言語だけであるがゆえに違ったニュアンスで受け取られる可能性があるということと、一方的なコミュニケーションになりやすいという特徴がメールにはあるからです。改めて、対面でのコミュニケーションや電話でのコミュニケーションとの比較を通じて、メールの危うさについて説明していきたいと思います。

対面の場合、言語そのものから得る情報はたったの7%

対面でのコミュニケーションでは、言語以上に非常に多くの要素を持ってコミュニケーションを取っていることに気付きます。メラビアンの法則というものがありますが、人間は視覚からの情報が55%、聴覚からの情報が38%、そして、言語そのものの情報はたった7%しかないという話です。対面におけるコミュニケーションは上記全ての要素を、お互いにお互いのことを確認しながらリアルタイム(その場)でコミュニケーションを取ることができます。

同じ言葉を話すにしても、話すトーンや強弱によっても相手への受け取る印象は全く違ってくるかと思いますし、また、その相手の反応を(視覚的に)見て、自分の話し方をリアルタイム(その場)で変更するということも可能になります。このように非常に多くの情報を得ながらコミュニケーションを取っていても、コミュニケーション上の齟齬というものは起きる時は起きるわけです。

電話>メール>ソーシャルメディアと、受け取れる情報量は減る

それでは電話でのコミュニケーションを考えてみましょう。電話においては、(TV電話を除けば)基本的に聴覚からの情報のみでの対応となります。なので、話し方のトーン等の対応は可能ですし、相手の話し方のトーン等によって、こちらの話し方をリアルタイム(その場)で調整することは可能になります。ただ、視覚情報がない分、相手がどのような表情をしているのか等は分かりえませんし、やはり対面でのコミュニケーションほど相手としっかりとコミュニケーションが取れないことに気付けるのではないかと思います。

次にメールといきたいところですが、一旦メールを置いておいて、LINEなどのソーシャルメディアのコミュニケーションについて考えてみましょう。まず、視覚情報と聴覚情報は基本ありません(一部あるようですが)。言語のみのコミュニケーションで、しかも非常に短い会話のようなコミュニケーションになります。それにもかかわらず、さほどコミュニケーション上の齟齬がないようにも思えます。なぜでしょうか。

LINEが成り立つのは信頼関係とビジネスではないから

それは、そのLINE等でコミュニケーションを取る相手との“信頼関係”がある、ということは非常に大きな要素だと思います。少しぐらい言葉足らずでも、友達同士だから大丈夫。“信頼関係”という前提があるからこそ、ソーシャルメディアでのコミュニケーションが成り立つのだと思います。友達だからこそ、そのコミュニケーションを取っている人のことを分かっているし、自分のことも分かってくれている、という前提があり、お互いにある程度の信頼があるからこそ、多少言葉足らずでもコミュニケーションが成り立つと思います。

またもう1つ大事なポイントとして、“ビジネスではない”という点が挙げられるように思えます。“ビジネス”となると、たとえ個人的に信頼を置いている方であっても、きちんと一線を引くという方が多いように思えます。「親しき仲にも礼儀あり」という言葉があるように、少なからず“お金”が絡むことをやっているわけですから、なあなあな関係にしないという意思表示でもあるのかもしれません。

ビジネスにおけるメールというのは想像以上に難しい

さて、本題のメールというツールについて考えていきたいと思います。上述してきた内容を整理しながら考えると、メールというツールは言語情報のみのツールとなります。その情報を受け取った相手が視覚的にどのような表情をしているかも分からないし、聴覚的な情報も当然聞こえません。また、こちら側が伝えたいニュアンスも、話すトーンを調整するといったこともできず、文面に書いてある言語がダイレクトに受け手に届くことになるツールになるわけです。

こういった状況を改めて並べてみていかがでしょうか。メールというものがいかに危うく、文面で使用する言葉一つ一つに気を配らないと、非常に大きなコミュニケーションにおける齟齬を起こす可能性満載のツールであるということを再確認できないでしょうか。しかもそのツールを“ビジネス”という場において使用するわけですから、友人とメールでコミュニケーションを取ることとは全く以って意味が違うということになろうかと思います。

難しいという前提を絶対に無視しない

このような前提が、メールでコミュニケーションを取るどちらか一方でも欠けていれば、コミュニケーションは成立しません。そして、この前提が欠けているということを、欠けている方は得てして“気づいていない”ことがほとんどです。ビジネスにおいて、この前提が欠けていることが致命的であることは言うまでもないでしょう。

もちろん、どんなに気をつけていても、完璧なコミュニケーションを取ることはたとえ対面であっても難しいものです。だからこそ、メールで、しかもビジネスにおいてコミュニケーションを取るのであれば、細心の注意を払わなくてはならないくらいの認識をしっかり持たなくてはならないと思います。たかがメールですが、されどメールです。本質的ではないところで損をするようなビジネスは避けたいですね。

スポンサーリンク


関連記事

就活で内定が出ない理由

仕事柄、就活生から就活の相談に乗ることが多々あります。そんな時、ほぼ共通して話をしているのが、“貢献

記事を読む

no image

就活での学歴差別が許せない人へ

○大人のルール―誰も教えてくれなかった 著:中谷彰宏 努力していない人ほど、「不公平だ」、

記事を読む

公務員試験・就職浪人を考える前に

「ねえねえ、明日合コンがあるんだけど、来ない?」ある日、あなたはこんな誘いを受けました。そもそもそれ

記事を読む

志望業界以外を見ないで大丈夫か

清河さんのお話の中で一番印象に残ったのが、「世界を語らず日本を語るな」でした。 私はゼミで国際

記事を読む

「好き」を仕事にすべきか否か

“好き”を仕事にすべきか否か 「“好き”を仕事にすべきか否か」。今日はこのテーマについて話をしてい

記事を読む

メディアリテラシーの必要性を改めて

「報道ステーションはニュースじゃない、“ニュース・ショー”だ」。この話は先日公開された「激論!長谷川

記事を読む

長谷川豊氏の少子化の原因考察について

“日本女性の3歩下がってついていく”という言葉、みなさんもどこかで聞いたことがあると思います。それは

記事を読む

英会話スクールで英語が喋れるようにならない理由

“PDCA”この言葉は、多くの方が聞いた事のある言葉だと思います。念のため“PDCA”というものをW

記事を読む

学生が社会人と対等に話すためには

就職人気ランキングの企業に入ることは良い事か? 今回のテーマは、解釈です。今日は根本的な所のお話を

記事を読む

お金を払わずに自分の欲しいものを手にいれる方法

突然ですが、「あなたが今欲しいものは何ですか?」 ち ょ っ と 考 え て く

記事を読む

Message

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA


  • profile1

    運営者:きよきよ

    ドラクエ・FF好きで、ドラクエ10とFFRKは現在進行形でプレイ中。本業はフリーの人事コンサルタント。

    学生と社会人の座談会や、学生をアジアへスタディツアーで連れて行っています。

    東京在住。妻と娘2人の4人家族。

PAGE TOP ↑